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Les réseaux sociaux ont révolutionné l’art d’organiser des événements.

Pas seulement les événements digitaux comme les webinars ou jeux-concours mais également vos événements physiques : conférence, formation, apéritif, petit-déjeuner, rencontre inter-blogueurs…

Il est désormais plus facile d’informer les invités sur le déroulement du rendez-vous, de recenser les participants et surtout de faire rayonner cet événement afin de développer votre notoriété.

En tant que Community Manager, vous serez alors en première ligne pour recruter de nombreux participants via les réseaux sociaux.

Pour vous aider, voici 10 conseils indispensables pour mener votre stratégie événementielle sur les réseaux sociaux, illustrés par 3 exemples concrets de marques ou institutions.

 

Avant l’événement : l’exemple BPI France

 

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1) Définir les objectifs et les actions

Avant de foncer tête baissée dans la création de publications, il convient de bien réfléchir à la façon dont vous allez organiser l’événement.

Cela passe déjà par rassembler toutes les informations concernant ce rendez-vous : sa forme, le nombre de participants maximum, le ou les objectifs, la cible…

Avoir les réponses à ces questions va vous aider à mettre en place le rétroplanning et à sélectionner les réseaux sociaux sur lesquels communiquer.

En effet, entre une conférence dédiée aux étudiants et un déjeuner entre chefs d’entreprise, vous n’allez pas utiliser la même mécanique ni promouvoir l’événement sur les mêmes réseaux sociaux.

 

2) Créer le contenu dédié à l’événement

Pour organiser votre événement, récolter les coordonnées des participants et communiquer un maximum d’informations auprès de votre cible, vous allez devoir rédiger des contenus.

En premier lieu, il faudra préparer la page du site internet où les personnes pourront consulter le programme, la date, le lieu de déroulement de l’événement et remplir un formulaire pour s’inscrire.

Cette landing page sera le centre névralgique de votre communication. Vous devrez rediriger toutes les personnes touchées par vos publications sur cette adresse.

Pensez alors à bien peaufiner cette page et à y inscrire toutes les données nécessaires pour convaincre votre cible de venir.

Voici par exemple le site dédié à l’événement de BPI France. La page d’accueil donne toutes les informations principales concernant le sommaire, le lieu, la date et le lien pour s’inscrire.

 

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Mais ce n’est pas tout.

Vous devrez aussi réfléchir à une ligne éditoriale en rapport avec votre événement pour proposer du contenu sur votre blog, destiné à sensibiliser les potentiels participants à la problématique qui sera soulevée durant l’événement.

BPI France partage régulièrement des informations sur l’innovation et la création d’entreprise sur ses réseaux sociaux.

 

BPI 1

 

3) Sélectionner un hashtag

Maintenant que tout est prêt, il faut toucher votre cible pour faire venir des participants qualifiés.

Mais avant de commencer, il est nécessaire de définir un hashtag.

Ce dernier va vous permettre de suivre en temps réel les discussions portant sur votre événement.

Vous pourrez alors mieux en analyser les retombées.

Pour que cela fonctionne parfaitement, il faut indiquer le même hashtag sur tous vos réseaux sociaux.

BPI France a choisi le hashtag #InnoGeneration qu’elle impose sur ses publications, mais aussi sur le visuel officiel de l’événement.

 

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4) Cibler des influenceurs

Pensez à préparer des invitations spéciales pour les influenceurs de votre secteur.

Sélectionnez des blogueurs ou personnalités importantes qui publient des articles en rapport avec votre marque et qui se situent à proximité du lieu où se déroulera l’événement.

Étant donné qu’ils sont lus par des milliers d’internautes et qu’ils ont souvent une forte communauté sur les réseaux sociaux, ils peuvent booster votre communication digitale.

Au moment où vous définissez votre stratégie en amont, il faudra intégrer une recherche et une sélection de ces influenceurs pour les contacter de manière personnalisée et les inviter en personne à votre événement.

S’ils acceptent, invitez-les aussi à partager l’information sur leurs réseaux sociaux, voir à écrire un article sur leur blog.

Par exemple, BPI France peut compter sur le soutien d’Agnès Bricard, première femme à être nommée présidente du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables.

 

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5) Communiquer l’événement sur Facebook

Avec Facebook, vous pouvez très simplement créer un événement depuis votre page.

Remplissez bien tous les champs pour donner un maximum d’informations sur le thème, la date, le lieu, l’heure, les intervenants, le nombre de places et surtout le lien pour s’inscrire.

Vous avez ensuite la possibilité de cibler précisément les personnes qui auront accès à cet événement.

Ce paramètre est très important, car il vous permet de filtrer vos abonnés et vous assure de n’avoir que des participants qualifiés.

 

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Si vous voulez booster un peu la promotion de votre événement, il est possible de le sponsoriser.

Vous pouvez accroître sa visibilité auprès de vos abonnés ou l’étendre à d’autres internautes qui ont le profil recherché.

 

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Il existe une autre option pour les événements de grande ampleur ou qui reviennent de manière régulière : la page dédiée.

Cette dernière évite de spammer vos abonnés qui ne sont pas intéressés par votre événement ou qui ne sont pas ciblés.

Vous pouvez alors communiquer plus en détail auprès d’une cible ultra-qualifiée.

C’est aussi un excellent moyen de fidéliser les participants d’un rendez-vous à l’autre.

 

6) Communiquer l’événement sur Twitter

Tout comme Facebook, Twitter vous permet d’annoncer publiquement votre événement à travers un tweet.

Ce dernier doit inciter les internautes à cliquer sur le lien qui renvoie vers la landing page.

Donc, pensez à y inclure une image pour davantage d’impact et n’oubliez pas d’intégrer le hashtag sélectionné.

Il faudra faire des rappels réguliers pour être certain de toucher un maximum d’utilisateurs.

 

Tweet BPI

 

Vous pouvez aussi organiser une campagne de tweet sponsorisé, où vous apposerez un call-to-action pour inciter les utilisateurs à s’inscrire à votre événement.

En ciblant correctement les internautes, votre message s’affichera chez votre cible.

Le format sponsorisé est particulièrement visible, notamment s’il comporte un bouton d’action.

Son grand avantage est qu’il s’affiche plusieurs fois dans le fil d’un utilisateur, contrairement à un tweet classique qui disparaît assez rapidement.

Encore une fois, n’oubliez pas d’intégrer le hashtag.

 

7) Communiquer l’évènement sur Google+

Google+ a aussi un format dédié aux événements dans ses publications.

Au moment de créer votre statut, il faudra choisir « événement » et entrer tous les détails.

Vous avez aussi la possibilité d’indiquer si les invités peuvent ajouter d’autres personnes ou, au contraire, masquer complètement la liste.

 

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Si vous avez bien défini vos cercles, vous pourrez également trier les potentiels participants en n’indiquant qu’une partie de vos abonnés.

 

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BPI France a choisi de communiquer en mode « Public ».

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8) Communiquer l’événement sur Linkedin

Si votre événement est B2B, alors c’est sur Linkedin que vous devrez communiquer au maximum.

En revanche, il n’existe aucune fonctionnalité spécifique pour la promotion d’événement.

Cependant, le réseau professionnel vous permet de publier des nouvelles, qui peuvent donc servir à diffuser votre événement, avec le lien vers la page d’inscription.

Vous avez aussi la possibilité de sponsoriser votre nouvelle ou de faire une campagne de publicité dédiée pour toucher un maximum de prospects.

 

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Pendant l’événement : l’exemple Adobe

 

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9) Communiquer sur l’événement en direct

L’évènement physique est souvent bien adapté à un live-tweet.

Pour cela, préparez la salle de l’événement ou ajoutez une petite note sur la table si c’est un repas.

Sur vos affiches, indiquez que le partage en direct est permis, mais aussi le compte de votre entreprise et le hashtag à intégrer à chaque publication.

Les participants pourront alors relayer les temps forts sur Twitter ou Instagram, car ceux-ci sont les deux meilleurs réseaux sociaux pour partager des évènements se déroulant en temps réel.

Adobe a organisé une conférence à Londres les 29 et 30 avril. A cette occasion, l’entreprise a bien pris soin d’afficher le hashtag sur ses annonces.

 

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Mais aussi devant la salle :

 

adobesummit_salle

 

Et à l’intérieur :

 

Interieur Adobe

 

Par conséquent, durant l’événement, les participants s’en sont donné à cœur joie pour tweeter la conférence et promouvoir indirectement la marque :

 

Livetweet Adobe

 

Après l’événement : l’exemple Labcom

 

Logo-Labcom

 

10) Publier un compte rendu

Le soufflé ne doit pas retomber d’un coup dès que l’événement se termine. Vous pouvez encore animer vos réseaux sociaux et faire participer vos ambassadeurs.

Comment ?

Si l’événement a été filmé, c’est l’occasion de mettre la vidéo sur Youtube, mais aussi sur Facebook et d’inciter les participants à la partager.

Vous pouvez aussi réaliser un compte-rendu. Celui-ci peut prendre la forme d’un grand article de blog illustré ou d’une présentation Powerpoint uploadée sur Slideshare, par exemple.

Lors de sa dernière conférence concernant les tendances digitales en 2015, Labcom a réalisé un article de blog pour résumer les grandes idées à ceux qui n’ont pas eu l’occasion d’y participer.

Elle a clôturé le compte-rendu par une présentation Slideshare plus détaillée.

 

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Vous pouvez aussi faire un album photo sur Pinterest :

 

pinterest

 

Le but de continuer à faire vivre l’événement est bien entendu d’accroître davantage votre notoriété, mais surtout de convaincre les personnes qui n’ont pas participé à s’inscrire à votre prochain rendez-vous.

Ils auront ainsi tous les éléments en main pour s’apercevoir de sa qualité et de sa réussite.

 

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Les réseaux sociaux ont révolutionné l’art d’organiser un événement.

Grâce à eux, vous pouvez maintenant inviter des centaines, voire milliers de personnes qualifiées en quelques clics. Ils permettent aussi de communiquer de manière étendue en amont, pendant et après.

Par conséquent, votre rendez-vous prend une tout autre dimension. Il devient un véritable outil de promotion et de gestion d’e-réputation pour votre entreprise.

Enfin, contrairement à la manière traditionnelle à base de courrier papier et de phoning, les réseaux sociaux vous aident à gagner du temps.

C’est bien plus rapide de programmer des contenus en amont et de laisser les potentiels participants venir à vous.

Vous touchez aussi des personnes auxquelles vous n’aurez peut-être pas pensé en temps normal, ce qui peut réserver de bonnes surprises.

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